Pemeliharaan Berbagai Jenis Plafon

Pemeliharaan Berbagai Jenis Plafon

Pemeliharaan dan perawatan komponen bangunan sangat diperlukan, demi menjaga keutuhan bagian komponen dari bangunan tersebut ataupun keindahanya. Pemeliharaan plafon sebagai salah satu item bangunan menjadi

Read More »

Arsitektonis Bangunan

Di postingan ini akan menjelasakan 3 (tiga) bab yang berkaitan dengan arsitektonis bangunan. Untuk bab yang pertama akan dijelasakan “rencana kota”, yang kedua “syarat-syarat lingkungan

Read More »

Selamatkan Piutang Perusahaan – Tapanuli Logistik Jasa Pengiriman Murah

Share on facebook
Facebook
Share on google
Google+
Share on twitter
Twitter
Share on linkedin
LinkedIn

Seorang sales tidak hanya bertugas untuk membantu meningkatkan omset, namun juga membantu team finance agar bisa selamatkan piutang perusahaan pada klien. Jika sales tidak membantu, sama saja dengan menjual namun tidak di bayar. Ya…Capek kerja aja dong? Begitulah..

Tagihan invoice pada klien merupakan piutang perusahaan. Jika tidak tertagih dengan cepat maka akan menyulitkan neraca keuangan perusahaan. Jika piutang terlalu banyak pada klien, gimana perusahaan bisa beroperasi dan ekspansi maksimal ke depannya. Maka dari itu, piutang pada klien harus ditagih sesuai waktu perjanjian yang telah disepakati bersama.

Pada perusahaan ekspedisi ini yang sering menjadi kendala. Banyaknya perusahaan ekspedisi yang tersendat maju bahkan ada yang mati, salah satu penyebabnya adalah piutang yang tidak tertagih. Ini bisa jadi disebabkan oleh klien dan bisa juga disebabkan oleh SDM di perusahaan tersebut yang tidak serius dengan pekerjaannya dan melalaikan hak perusahaan pada klien mereka. 

Ada juga sih klien yang nakal, namun lebih kebanyakan kelalaian team sales dan finance dalam hal melakukan penagihan. Alhamdulillah, beberapa bulan ini cabang kami menjadi cabang terbaik dalam hal penagihan piutang perusahaan. Hampir 100 persen piutang tertagih. Sementara cabang lainnya banyak yang tidak mencapai setengahnya saja. Wah, gawat juga tuh, kenapa bisa begitu ya?

Berdasarkan pengalaman saya pribadi selama ini. Buntut awalnya adalah komunikasi antara sales dengan klien yang lemah. Sales hanya closing dengan terburu-buru, tanpa mengabaikan syarat yang diminta oleh klien. Sales hanya terkesan memburu klien baru, selalu dianggap hebat ketika berhasil menjaring klien dalam jumlah yang banyak serta mempunyai omset yang tinggi, tanpa memperhatikan efek kebelakangnya. 

Masih saat proses akuisisi klien, sales tidak mengenal perusahan klien dengan baik. Mekanisme operasional mereka, finance atau accounting mereka dengan baik. Padahal, bisa saja PIC antara bagian umum dengan PIC finance mereka berbeda. Sehingga, sales hanya mengetahui apa saja yang mereka kirim, namun belum mengetahui bagaimana cara penagihan pembayarannya kelak dan siapa yang akan melakukan pembayaran, serta bagaimana mekanisme pembayaran mereka.  

Baca Juga  RCL Group Belawan Medan | Alamat Ekspedisi

Biasanya, ketika saya akan mengakuisisi klien, biasanya saya tanyakan lebih detail. Siapa PIC yang akan melakukan pengiriman, siapa PIC yang akan bertanggung jawab terhadap pembayaran, saya tanya lebih lanjut. Kemudian, saya juga menanyakan kapan paling lambat invoice harus masuk ke klien, agar pembayaran bisa dilakukan dengan cepat. Tak ketinggalan, saat invoice nanti diberikan, apa saja yang perlu dicantumkan, apakah kwitansi juga, materai ditanggung klien atau tidak, kemudian PPN nya siapa yang bayar dan faktur pajaknya apa dicantumkan atau tidak.

Setelah saya mengetahui semuanya, barulah Form Register Pelanggan saya isi dengan lengkap. Kemudian, kirimkan FRP tersebut ke semua pic di kantor cabang Padang, maupun pic perusahaan saya di kantor pusat. Tidak hanya asal kirim, mekanisme kerja pun juga saya beritahu semua. Sehingga mulai dari kurir pick up, entry data processing, SPV Operasional, sampai Customer Service, Call center dan Data Support dan tidak ketinggalan PIC Finance juga mengetahui bagaimana mekanisme pelayanan terhadap satu klien tersebut. Dengan begini, kita harapkan, semuanya lancar kewajiban perusahaan dalam melayani klien termaksimalkan dan klien pun memberikan hak kita sebagai vendor mereka dengan baik dan tepat waktu tentunya.

Setelah klien datanya sudah diinput kemudian pick up paket/dokumen biasanya saya yang lakukan langsung pertama kalinya. Jika tidak sempat biasanya kurir pick up langsung yang sesuai jalurnya kami instruksikan sesuai waktu permintaan pick up dari klien. Dari sana saya tahu apa saja kirimannya sehari-hari bahkan berapa loadment rata-ratanya. Sampai kiriman mereka dalam sebulan pertama saya perhatikan, apa saja dan kemana saja tujuannya, serta layanan apa saja yang mereka gunakan. 

Setelah sebulan berjalan, tentu selanjutnya invoice diterbitkan. Biasanya, saya request khusus kepada finance cabang dan pusat, jika ada klien yang minta invoice cepat. Alhamdulillah, ini yang menyebabkan oustanding pembayaran invoice cabang Padang bisa kecil. Ketika invoice tersebut masuk tepat waktu ke klien, InsyaAllah pembayaran dari mereka pun bisa cepat. 

Baca Juga  Begini Cara Cek Nomor Resi Di Pandu Logistik

Sekali lagi tidak asal terbitkan invoice juga lho ya. Saya biasanya sudah memastikan apa saja yang di tampilkan dalam invoice tersebut kepada klien, sehingga revisi invoice bisa diminimalisir. Pengalaman yang sudah-sudah, banyak hal ini yang terlewatkan, karena masing-masing klien memiliki aturan keuangan sendiri-sendiri dan tak sama. Makanya ketika sudah sesuai permintaan klien, klien pasti akan bayar cepat.

Tata cara pembayaran invoice kita juga harus buatkan dan berikan kepada klien. Sehingga, bayarnya ke bank apa, nomor rekeningnya, kemudian setelah dibayar konfirmasi pembayarannya kepada siapa juga harus kita kasih tahu. Sehingga, ketika klien sudah bayar, kita bisa cek tanggal berapanya, ke rekening apa, jumlahnya berapa,sesuai apa tidak dengan jumlah uang yang tertera diinvoice.

Tak kalah pentingnya lagi, ke siapa invoice kita serahkan. Pengalaman saya yang sudah-sudah, salah satu sebab yang membuat invoice terlambat dibayarkan adalah invoice diberikan kepada orang yang tidak tepat. Apalagi untuk instansi pemerintah, biasaya PIC pembayaran dengan PIC yang mengeluarkan dokumen/paket berbeda orangnya. Biasanya saya langsung menyerahkan invoice ke PIC pembayaran. Sehingga, kemungkinan invoice tercecer kecil jadinya. Kemudian pembayaran invoice juga bisa cepat.

Beginilah yang biasa saya lakukan agar piutang perusahaan bisa diselamatkan dan dibayar tepat pada waktunya. Koordinasi dengan team finance juga harus baik, sehingga bisa saling Crosscheck dan berbagi informasi, begitu juga dengan pelaporan kepada finance pusat.

Adapun yang biasanya banyak cabang oustanding yang tinggi, salah satu penyebabanya adalah SDM nya sendiri. Seperti pada tulisan saya sebelumnya yang berjudul ” Maju Terus Pantang Mundur ” dijelaskan bahwa salah satu kelemahan terbesar sebuah perusahaan ekspedisi terletak pada SDM nya.

Jika SDM-nya lemah dalam berkoordinasi, lalai dalam tugas, acuh tak acuh atau alias tidak tanggung jawab dan yang terpenting tidak jujur, maka kebocoran keuangan perusahaan akan tinggi di sana.

Baca Juga  jasa buat API & NIK untuk Importir

Ketika kurir pick up atau sales sudah menerima pembayaran invoice, kemudian mereka lupa menyetorkan langsung pada finance. Finance juga lupa dan tidak mencatat pembayaran dari sales atau kurir pick up, kemudian juga tidak dilaporkan ke finance pusat, tentu ini akan menjadi masalah dan masuk lah data ini ke outstanding pembayaran. Ketika semuanya saling kontrol dan pencatatan rapi, maka hal ini tidak akan terjadi.

Ya, begitulah. Semoga juga menjadi pelajaran berharga bagi sobat Blog Riky Perdana dimana pun berada. Jika ada saran atau pengalaman yang berbeda, silahkan di tuliskan di form komentar di bawah ini ya sobat. Terima kasih. 

Post Disclaimer

The information contained in this post is for general information purposes only. The information is provided by Selamatkan Piutang Perusahaan - Tapanuli Logistik Jasa Pengiriman Murah and while we endeavour to keep the information up to date and correct, we make no representations or warranties of any kind, express or implied, about the completeness, accuracy, reliability, suitability or availability with respect to the website or the information, products, services, or related graphics contained on the post for any purpose. - PT Tapanuli Logistik Cargo

More to explorer

Pemeliharaan Berbagai Jenis Plafon

Pemeliharaan Berbagai Jenis Plafon

Pemeliharaan dan perawatan komponen bangunan sangat diperlukan, demi menjaga keutuhan bagian komponen dari bangunan tersebut ataupun keindahanya. Pemeliharaan plafon sebagai salah satu

Tinggalkan Komentar

PT Tapanuli Logistik Cargo